为贯彻落实《高等学校档案管理办法》，规范学校档案工作，提高学校档案管理水平，有效保护、利用档案资源，更好地服务学校中心工作，现将档案材料收集、整理、归档工作有关事宜通知如下。
一、归档工作职责
各单位（部门）要落实部门预立卷归档制度，单位负责人为档案归档工作的第一责任人，负责档案立卷归档工作的组织、审核与监督，将档案归档工作纳入议事日程，合理配置兼职档案员，推进档案工作与本单位（部门）业务工作“同步布置、同步检查、同步总结归档”；专（兼）职档案员按《AOA体育官网入口档案归档范围和保管期限》做好归档文件材料的收集、整理、归档工作。
二、归档范围
应交档案材料详见AOA体育官网入口文件材料归档范围、保管期限表（附件1），对归档内容出现的各种问题，请及时与档案馆联系。
三、归档时间
请各单位（部门）于2021年12月31日前提交2020年度档案工作总结，2022年3月18日前完成档案材料收集工作,2022年4月30日前完成档案材料整理、归档工作并移交至档案馆集中管理, 档案馆将于2022年4月底对各单位（部门）进行档案业务检查，如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，由负责人、分管校领导签字盖章。
四、归档要求
（一）各单位（部门）需指定专人（兼职档案员）负责档案归档工作，兼职档案员如有变动，需及时将名单报送至档案馆，以便工作联络。
（二）档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节，应做到档案材料应收尽收，请各单位（部门）高度重视，从即日起按归档要求进行收集、整理、归档。
（三）如发现将学校活动中形成的应当归档的档案文件材料据为己有，拒绝移交档案馆归档的单位或个人，学校将严格按《档案管理违法违纪行为处分规定》进行处理，并纳入考核。
（四）归档的文件材料必须是已经办理完毕、有保存价值，不影响现有工作进行的原始材料。
（五）归档的文件材料应字迹工整、图像清晰、签署完备。对应归档的声像材料，要标明作者、录(摄)制时间、地点、内容等。不耐久字迹的必须进行复制，复制件应同原件一并归档。
（六）归档的文件材料且不论何种载体（纸质、磁盘、光盘、磁盘等）、何种形式（文字、图片、视频、录像等），只要是有参考价值和保存价值的档案都应收集归档。
（七）对于在归档范围内但不在所对应归档单位的档案材料，或不在归档范围内但有保存价值的重要档案，持有此类档案的单位（部门）也应积极主动将其移交至档案馆。
（八）移交档案材料以学院、部门为单位、按年度时间顺序整理，归档材料应真实、完整、准确、系统。档案移交时附带目录，所有归档材料的目录均需录入学校档案管理系统（档案系统数据需与纸质版目录相符），纸质目录一式两份，经双方签字盖章后各执一份。
附件：AOA体育官网入口文件材料归档范围、保管期限表
2022年2月28日